「社内に分散しているドキュメントを統合管理するには」⑤

◆Notesデータベースの有効活用

Notesデータベースは、自分が管理したいデータベース構造の設定が簡単にできるため、設計情報を管理するツールとしては非常に有効なツールで、多くの企業で採用されています。

しかし、Notesデータベースにも欠点が有ります。

各設計者が製品情報を管理するためのデータベースを個別に自由に作成できるため、設計情報が分散してしまい部門を超えた情報の共有ができなくなって困っている企業を良く見かけます。

個々のNotesデータベースに蓄積されている情報を横串を通して情報を流通させる方法としては、より柔軟性のあるシステムに移行するか、Notesデータベースも検索出来る検索エンジンを使って個別のNotesDBから情報を見つけるという方法がとられています。

Notesデータベースを移行する方法を選択した場合は、より柔軟性を持ったシステムに移行することができるため、ソフトウエアに引きづられて進まなかった改善を一歩進めることが可能です。

しかし、システムの移行作業はかなりの労力を伴なうとともに、新しいインターフェースに対するユーザへの教育などかなり大掛かりな作業になる傾向にあります。

一方、既存のNotesデータベースの情報を検索できるようにして複数のデータベースから必要な情報を見つけ出す方法では、検索したデータの精度の問題が残ります。

Notesデータベースのデータを有効活用したドキュメント管理の実現のヒントとして、データベース化されている情報のうちどこまでの情報が必要なのかを見極める必要があります。

わかりやすく説明するためにメールソフトを例に説明してみます。

メールソフトでは重要なメールをフォルダに分けて管理して保管する機能が有ります。しかし、フォルダに管理されているメールをみなさんはどれだけ活用していすか?メールを受け取った週であればかなり頻繁に見返すこともあると思いますが、1ヶ月たったメールをどれだけの頻度でみているでしょうか。また昨年受信したメールを見ている頻度はどれくらいかを考えて見てください。

昨年のメールを見る頻度は1年に1回有るか無いかで、殆どの場合来ていたことも忘れていると思います。

Notesデータベースを組織を超えて有効活用できるソリューションを考える場合、個別に作成されている何百といったDBをどのようにまとめていくのかで悩んでいるプロジェクトを多く見かけます。

有益な情報が蓄積されているデータベースを抽出して吟味した後に、システムを完全移行するのか、それとも他システムとの連携でも十分に情報を活用出来るのかを検討し、システム化の方針を打ち出すのが良いと思います。

-久次 昌彦-

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