「社内に分散しているドキュメントを統合管理するには」④

◆検索エンジンを用いた情報のマイニング

Googleなどに代表される検索エンジンの登場により、膨大にあるインターネット上の情報から自分の欲しい情報を簡単に見つけて活用できるようになってきました。

会社の中に膨大にある情報を、インターネットの世界と同じように検索できるようにしたいと考えるのは自然な流れだとおもいます。

そこで企業のサーバーに検索エンジンを導入して、蓄積されている情報を検索するアプローチを取っている企業も見かけます。

これらの検索エンジンは個人のPCで管理されている情報を検索する場合は非常に効果的に活用できます。

しかし部門レベルのサーバーや全社的なサーバーを検索する場合、検索キーワードに引っかかるドキュメントが多すぎて、どのデータが自分に対して有益なものなのかを判断するのに困ってしまいます。

そのため検索エンジンを使うときには検索したものに優先順位を付て、利用者のニーズに合わせた優先順位を表示してあげる必要が有ります。

例えばGoogleの場合にはWebサイト間のリンクの多さを一つの目安に、どのサイト情報が求めているものに近いのかといった優先順位を付けています。

しかし、同様の事を部門や企業の中で行うには無理が有ります。

検索エンジンを使った情報共有を実現する場合は、検索した結果に対する優先順位を持たせるロジックをあわせて検討していく必要が有ります。

一つの方法としては、企業活動で発生する情報は自社が取り扱っている(業務として担当している)製品を中心に発生しているという点に着目し、検索した結果に優先順位をつけるという方法が有ります。

企業は製品を販売して利潤を上げる活動を行っています。

設計部門の設計者は自分が担当する製品の設計を行っていますし、調達部門や製造や営業部門の人も自分が担当している製品に関する活動を行っています。

このように各部門や担当している業務によって欲しい情報というのは自ずと絞られてきます。

検索エンジンを使って他部門の情報を簡単に検索出来るようにし、部門を超えた情報を正しく入手できるようになることで業務の効率はアップします。

社内のドキュメントを検索エンジンを使って管理する場合、Googleがベージランクといったロジックを用いた優先順位付けを行っているのと同様に、企業の中の検索エンジンに対しても製品と部門といった切り口で情報を関連付け、必要な情報のみフィルタリングして提供するといった仕掛けをあわせて検討するのが良いでしょう。

-久次 昌彦-

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