「社内に分散しているドキュメントを統合管理するには」③

◆ファイルサーバーを使った共有

オフィスソフトを使って作成したドキュメントや表計算シートを共有するのに一番簡単な方法は、ファイルサーバーに共有ディレクトリを設けてドキュメントファイルを保管する方法だと思います。

運用が簡単なので一番良く取られるアプローチですが問題点が2つ有ります。

どれが最新なのかを識別するのが難しいのと、どこに保存したのかを覚えておかなければならない点です。

管理するファイル数が少なかったり、運用している期間が短い場合には非常に有効なソリューションですが、膨大な数のファイルを何年も保管し続ける必要がある場合には向いているとは言えません。

古いファイルで新しいファイルを上書きしたり、ファイルを探したけど見つからずにまた同じファイルを違うディレクトリに保存するなんてことはよく見かける光景です。

これらの問題はドキュメント管理ソフトなどを使うことでほぼ解消できます。

単体のファイルを管理するだけであればこれで十分ですが、ドキュメントを業務に有効活用させる仕組みを考える場合は、もうひと工夫必要です。

業務の中で活用するドキュメントは一つだけでは有りません。

設計業務の中では設計企画書に関連して、設計仕様書や原価計算書及びプロジェクト日程表や設計図面など、様々なドキュメントが関連してきます。

設計者は自分が作業しているドキュメントはもちろん認識していますが、多くの場合設計作業は並行しておこなわれています。

グループで行われることが多い設計作業の中で作成されるドキュメントは、複数の作業者によって作成されているため、設計者が自分の成果物に関したドキュメント類が今どのような状態になっているのかを気づかせてあげる事が重要です。

設計ドキュメントは自社で取り扱う製品に関連して発生しています。そのため製品番号や部品番号及び商品番号などをキーとして採番してドキュメント類を見つけやすくすることを合わせて検討するとよいでしょう。

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-久次 昌彦-