「社内に分散しているドキュメントを統合管理するには」②

◆紙の状態で管理されているドキュメントの管理

紙は非常に使い勝手の良いメディアです。情報伝達手段としての紙の効用についてはみなさんもご存知の通りですが、紙の最大の欠点は検索性に有ります。

そこで紙のドキュメントを管理していく第一ステップとしては紙をデジタルデータに置き換えて検索できる形に加工して管理するところから始まります。

最近ではスキャナやそれと連動したOCRソフトの解像度も良くなってきているため、かなりの精度で紙に書かれている情報をデジタル化して管理することが可能です。

特に設計図面は、図面に記載している文字のフォントなどもJISの機械製図で記載方法が決まっていることも有り、OCRによるデータ化が容易です。

ただ、紙の図面をデジタル化するところまでは多くの企業で取り組まれていますが、デジタル化したデータをどのように使っていくかの検討が疎かになっているプロジェクトを多く見かけます。

設計が完了した図面を再度参照するタイミングは過去の図面を流用して設計するか、不具合が発生したタイミングで図面を参照して対策を検討するといったタイミングであることを考えると、検索のキーとして図番だけでなく品番も管理出来るようにしておく必要が有ります。

品番をキーとして持たせておくことで、電子化されたドキュメント類を過去のノウハウとして活用したり、標準化を推進しやすくなります。

品番から最新の図面を探し出せる仕掛けをあわせて検討しなければ、せっかくデジタル化した図面データもあまり使われなくなってしまいます。

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-久次 昌彦-