「社内に分散しているドキュメントを統合管理するには」①

世の中に情報が溢れているという言葉をよく耳にしますが、みなさんはどれだけの情報が日々作成されているかご存じでしょうか?

少し前のデータですが、下記のTickerはEMC社のWebサイトで公開されているWorld Wide InformationTickerというものがあり、2011年に始めにはすでに2垓(ゼロが20桁)以上の情報が世の中で作成されていることを確認できます。http://www.emc.com/leadership/programs/digital-universe.htm
日々増え続ける情報とは文字情報だけでなく、写真、動画、データ及びPLMの世界で言えばCADの形状データや解析データなども含まれます。

これらのデジタル化されたデータは一昔前にくらべ非常に簡単に作成できるようになったこともあり、会社の中にも膨大な数の情報が日々作成されています。

業務で作成している日々のドキュメントを効果的にマネジメントすればノウハウとして有効活用できるはずですが、ドキュメント管理をどこから手をつけて良いのか悩んでいる人も多いのではないかと思います。
そこで、今回のテーマは社内で日々発生している情報の効率的な管理を実現するドキュメントマネジメントの進め方について紹介していきたいと思います。

一般的な企業におけるドキュメントの管理実態を知る興味深いデータが有ります。

  • 設計業務における情報管理に関する課題認識は全体の60%以上、設計作業に占めるドキュメント作成に関する時間の割合は45%以上を占めている。
    (出典:Case studies of coordination activities and problems in collaborative design(R. A. Crabtree, M. Fox, and N. K. Baid)
  • 蓄積されているドキュメントのうち、85%のドキュメントは再利用されていない。
  • 50%のドキュメントは重複して登録され、60%のドキュメントは古くて使えない。
    (出展:Design A Document Strategy, Kevin Craine)

一生懸命作成したドキュメントが再利用されていないだけでなく、使われないドキュメントを管理するためにハードディスクを増設したり日々バックアップ作業を行っているというのも非常に無駄です。
そこで社内に散在しているドキュメントを有効活用するための検討が始まるわけです。

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次回以降、ドキュメント管理を実施するにあたり、管理レベル別にパターンに分けて説明していきたいと思います。
◆紙の状態で管理されているドキュメントの管理
◆ファイルサーバーを使った共有
◆検索エンジンを用いた情報のマイニング
◆Notesデータベースの有効活用

-久次 昌彦-

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