製品開発支援システムの仕組み:「しらせる」 - 作業がアサインされたことを知らせる

部門の垣根を超え、コラボレーションしながら作業を進める製品開発業務では、自分が必要とするデータを能動的に取りに行くには限界があります。

そのためどうしても自分の慣れ親しんだデータばかりを活用してしまう傾向にあります。

この様な環境を改善するにはシステムを使ってプッシュ型で様々な情報を発信し、関係する人に情報を知らせる仕掛けを構築することが有効です。

製品開発プロセスをタイムリーに効率的に回していくには次の点に注意してPLMシステムを構築していくと良いでしょう。

1.作業がアサインされたとこを知らせる

部門をまたいで並行して作業をすることが多い製品開発業務では、単にスケジューリングされた日程をベースに作業を進めても開発期間の短縮を実現することができません。

また突発的な変更や対応に迫られることの多い設計フェーズでは、計画された日程の徹底が間に合わないこともしばしばです。

そこでPLMシステムでは、作業がアサインされたり完了したことを関係する人に知らせる仕掛けが用意されています。

知らせるしかけの仕組みは非常にに単純です。

製品開発作業の成果物を登録したり、更新したりするタイミングをトリガーにして作業がきめられたレベルまで進んだということをメールで通知したり、計画されているアクティビティにアサインされたことを伝えたり、所定の日程が来たタイミングでメールで通知するといったことが出来るだけで十分です。

従来であれば打ち合わせをして進捗状況を確認し、作業と日程を割り当ててまた次回の打ち合わせで調整するといったことを繰り返し行う必要がありましたが、PLMシステムが持つ通知機能を使うことで、このような打ち合わせの時間を省力化することが可能です。

もちろんフェース・ツゥ・フェースの打ち合わせは重要で無くすことはできませんが、このような仕掛けも用意しておくことで、集まって実施する打ち合わせの内容をより具体的な検討に時間を割くことが出来るようになります。

このような仕掛けを作る上ではやり重要なことは、日々の業務で使っているメールボックスに作業の通知が行くことでしょう。

よっぽどのことが無い限り、仕事で複数のメールボックスを管理していくのは大変です。

PLMシステムが持つメールボックスだけでなく、日常使い慣れているメールシステム宛てに通知を送らないと、やはり使われないシステムとなってしまいます。

合わせて、受信したメールから割り当てられた自分の作業担当の仕事の画面が開くような工夫も大事です。

作業がアサインされたことを伝える仕掛けはインターネットが日常的に使える今日では簡単に構築できます。

このような形で、情報を事前に通知することで作業に取り掛かるための準備や段取りの時間が確保できることは、次に進める作業の効率を飛躍的にアップさせることができます。

特に部門をまたいだり、地理的に離れた所とコラボレーションして作業を進める場合はかなり大きな効果を見込めます。

-久次 昌彦-

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